There was an error in this gadget

Thursday, September 27, 2012

Mengelola kerja - hindari macet

Jakarta semakin lama semakin macet. padahal kita perlu melakukan banyak meeting untuk mengelola bisnis atau pekerjaan kita. Bayangkan untuk meeting setengah jam saja seringkali dibutuhkan waktu satu jam di perjalanan menuju meeting dan satu jam lagi perjalanan pulang dari meeting.

Selain macet, masalah utama melakukan meeting justru adalah mencari waktu yang tepat bagi para peserta meeting. Untuk mengatur sebuah meeting saja kadang-kadang kita harus janjian 1 minggu sebelumnya. Jika jumlah peserta meeting lebih dari 2 orang, anda bisa bayangkan kesulitan yang harus dialami hanya untuk mengatur sebuah meeting.

Cara melakukan meeting yang paling baik adalah dengan tatap muka, menggantikan tatap muka dengan telepon juga bukan sesuatu yang mudah. Pada saat kita ingin menelepon belum tentu yang ingin ditelepon bisa menerima telepon kita. Nah dengan semua kesulitan di atas, maka kita harus belajar mengubah kebiasaan meeting kita. 

Menghadapi kondisi diatas maka saya mengelola team saya secara online dengan menggunakan audio meeting. Cara ini tetap tergolong lebih mudah dibandingkan melakukan video conference dengan skype atau teleconference dengan telpon.

Berikut tipsnya:
  1. Gunakan program chatting seperti bbm atau whatsapp. Saya lebih menganjurkan anda menggunakan whatsapp.
  2. Gunakan fasilitas grup chat, sehingga pesan yang kita sampaikan diterima oleh semua anggota grup kita ku tanpa perlu mengirimkan pesan satu persatu
  3. Lakukan komunikasi suara dengan merekam suara anda dalam format mp3. Cara ini jauh lebih efektif dibandingkan jika anda mengetik pada mobile phone anda. Mengetik memerlukan waktu yang cukup lama dan tidak semua orang terbiasa mengetik pesan yang cukup panjang atau kompleks
  4. Jika anda menggunakan whatsapp maka anda tinggal merekam suara (durasi kira- kira dua menit)
  5. Jika anda menggunakan android anda bisa menggunakan program seperti Tape a talk dengan format audio berupa 3gp. Format audio ini tidak mempunyai batas durasi. Dengan komunikasi suara anda bisa mendengarkan rekaman kapan saja
  6. Anda juga bisa memasukkan foto atau video ke dalam program chatting anda untuk memperjelas komunikasi anda. Pada android anda juga bisa menggunakan program skitch utk menggambar sketsa seperti halnya menulis di papan tulis virtual
  7. Anda juga bisa mendengar pesan dan membalas kapan saja. 
Kendala melakukan komunikasi dengan pesan suara adalah kita tidak terbiasa melakukannya. Kita di Indonesia tidak mempunyai budaya meninggalkan pesan suara di inbox telepon kita. Kita terlalu ingin berbicara secara langsung. Hal ini yang harus kita ubah.

Memang diiperlukan effort untuk mengubah kebiasaan kita, tetapi sekali lancar dilakukan, maka management team kita akan semakin mudah

Dengan cara di atas anda tidak dibatasi oleh keterbatasan waktu dari masing masing peserta anggota kelompok anda. Semoga anda bisa mengelola tim dengan lebih baik.

Selamat mencoba!

1 comment:

  1. Mantabzzz..... :-)
    Dengan ketersediaan fasilitas jaringa broadband di kota-kota besar, mendorong untuk arah transformasi yang semua lini atau bidang kinerja bisa berbasis ICT, semisal send informasi bisa menggunakan hasil capture suara, video, email maupun bisa berkomunikasi bertatap muka secara virtual menggunakan teleconverence atau video converence di antara kantor cabang diseluruh indonesia bahkan dunia. Sudah banyak aplikasi yang di bangun aplikasi, semiasal skype, chat gmail, line dll. Sehingga bisa berinteraksi satu dengan sama yang lain di rumah/tempat masing2 tidak harus bertemu ditempat yang padat mobilitasnya. Mungkin untuk bertemu dengan seluruh area/perwakilan saja yang bisa dilakukan secara real ditempat tertentu, Maka dari itu bisa di kurangi secara perlahan-lahan masalah kemacetan. Semoga Indonesia bisa bebas dari Macet.... Merdekaaa dari kemacetan..

    ReplyDelete